Personuppgifter som behandlas inom ramen för våra fastighetsförmedlingstjänster

Hur vi samlar in personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in kommer normalt direkt från dig eller generas i samband med att du använder våra tjänster, anmäler intresse för eller köper en fastighet som Nordic Ekonomi Fastighetsförmedling förmedlar. Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi har samlat in är korrekta. Vi kan även komma att samla även in personuppgifter om dig som kund via publikt tillgängliga personuppgifter som t.ex. kontaktuppgifter, personnummer, fastighetsinformation, via bland andra Mspecs, InfoTrader, Metria, ForanFabriken, Lantmäteriet och andra samarbetspartners.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Om dig som kund/säljare av fastighet

För dig som är kund är de typer av personuppgifter vi har samlat in kopplat till den tjänst/uppdrag vi utför, t.ex. namn, kontaktuppgifter, personnummer (tillika org.nr för enskild firma), kopia av ID-handling, civilstånd, fastighetsbeteckning/innehav, skatteuppgifter och andra ekonomiska uppgifter, lån, bank och kontonummer, mäklararvode för det aktuella uppdraget, köpeavtal inkl. prospekt, adress, bilder. Det kan även vara information om vilka tjänster och avtal du har och hur du använder dem. Vidare kan vi komma att behandla uppgift om närstående eller medarbetare som är person i politisk utsatt ställning med namn och yrke/position.

Då uppdragsgivaren är en juridisk person samlar vi in uppgifter gällande vem/vilka som företräder den juridiska personen genom bl.a. registreringsbevis, protokoll och delegationsordning. Personuppgifter som samlas in är t.ex. namn, titel, kontaktuppgifter, personnummer.

Om dig som köpare av fastighet

För att kunna förmedla fastigheter behöver vi hantera uppgifter om dig som köpare av en fastighet. Dessa uppgifter kan t.ex. vara namn, titel, civilstånd, kontaktuppgifter, arbetsgivare, personnummer, kopia på ID-handling, ekonomiska uppgifter, lån, bank och kontonummer, uppdragsbenämning. Vidare kan vi komma att behandla uppgift om närstående eller medarbetare som är person i politisk utsatt ställning med namn och yrke/position.

Om uppdragsgivaren är en juridisk person samlar vi in uppgifter gällande vem/vilka som företräder den juridiska personen genom bl.a. registreringsbevis, protokoll och delegationsordning.

Andra personer

Vi behandlar också uppgifter om andra personer som är aktuella inom ramen för våra uppdrag. Det kan vara intressenter/spekulanter, potentiella säljare, make/maka, ombud/företrädare till köpare/säljare och intressenter, arrendatorer, hyresgäster, konsulter, sakkunniga, anställda hos bolag som förvärvas eller säljs, avtalsparter eller liknande. Det kan också vara uppgifter kopplade till anställda eller uppdragstagare hos juridiska personer och om motparter som är fysiska personer.

Dessa uppgifter utgörs av t.ex. namn, personnummer, kontaktuppgifter, uppgifter hänförliga till fastigheten, bilder, lämnade bud.

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vi kan inom ramen för våra uppdrag behandla enskilda uppgifter om lagöverträdelser eller andra särskilda kategorier av personuppgifter som är relevanta för uppdragets genomförande. Uppgifter om lagöverträdelser som vi behandlar utgörs av uppgift om näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslig gärning.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna fullgöra vårt uppdrag som fastighetsförmedlare och föra kontakt med intressenter, motparter och andra personer kopplade till uppdraget.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en rättslig förpliktelse:

• • Kundkännedom. Vid vår kundkännedomskontroll för att i tillämpliga fall kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring penningtvätt och terrorism.

• • Budförteckning. Vi behandlar dina uppgifter för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser att föra budförteckning enligt Fastighetsmäklarlagen om du väljer att lägga bud på en fastighet.

• • Arkiveringsskyldighet som åligger Nordic Ekonomi Fastighetsförmedling enligt lag.

• • Efterlevnad av lagar. Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter bl.a. gentemot myndigheter.

• • Jäv. För genomförandet av jävskontroller för att vi ska kunna fullgöra vår skyldighet att utesluta intressekonflikter.

• • Informationssäkerhet och för att förhindra missbruk av tjänster. Vi behandlar personuppgifter i syfte att tillgodose säkerheten för alla våra tjänster och för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot villkoren för tjänsten. Vi behandlar även dessa uppgifter för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker etc.

• • För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalsförpliktelser:

• • Tillhandahållande av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund eller användare, för att utföra våra tjänster i enlighet med ditt avtal.

• • Administration. För att kunna hantera och administrera fakturering, påminnelser och betalningar kopplade till ärendet. För att kunna hantera och administrera kundfordringar som uppkommer inom ramen för ett uppdrag.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse:

• • Administration vid intresseanmälan avseende fastighet som förmedlas via Nordic Ekonomi Fastighetsförmedling.

• • Administration vid förmedlingen av aktuell fastighet, t.ex. förmedla köpeskillingen mellan köpare och säljare samt hantera kontakter med banker och hantera banklån.

• • Administration. För att kunna administrera och boka möten. För att tillhandahålla effektiv och korrekt dokumentation, administration och handläggning av uppdraget. För att ha möjlighet att administrera och genomföra arvodesredovisning.

• • Kommunikation i uppföljningssyfte efter att du köpt en fastighet förmedlad genom Nordic Ekonomi Fastighetsförmedling.

• • Spekulantregister. Vi behandlar dina uppgifter för att kunna föra ett spekulantregister och kunna förmedla andra fastigheter som spekulanten kan vara intresserad av.

• • Utveckling av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att utveckla och hantera vår verksamhet, våra tjänster och våra processer. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov

• • För att tillvarata våra rättigheter vid andra rättsliga anspråk som riktas mot oss.

Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat krav, men är ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal med oss som kund. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag.

Till exempel sparas:

• • Personuppgifter med koppling till våra kunduppdrag sparas som längst i tio år efter avslutat ärende (för att kunna möta eventuella klagomål till dess preskriptionstiden har löpt ut).

• • Personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser avseende kundkännedom enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism behandlas i tio år från att åtgärderna för att uppnå kundkännedom har vidtagits.

• • Personuppgifter som behandlas för att fullgöra arkiveringsskyldigheter som följer av Fastighetsmäklarlagen behandlas för detta ändamål i tio år från tillträde.

• • Personuppgifter för spekulantregister för kontakt med spekulanter från tidigare försäljningar för att t.ex. kunna bjuda in dessa till nya visningar av liknande objekt att behandlas för detta ändamål i tre år från att den fastighet då uppgifterna samlades in har försålts.

• • Personuppgifter för budförtekning som ska föras enligt Fastighetsmäklarlagen behandlas för detta ändamål i tio år från att budgivningen har avslutats.

• • Personuppgifter för intresseanmälan till viss fastighet behandlas för detta ändamål under den tid som fastigheten förmedlas och raderas därefter.

När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi har förbundit oss till branschens regler om sekretess och lämnar bara ut personuppgifter i vissa särskilda fall.

Personuppgiftsbiträden och underbiträden

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• • Betallösningar (banker och andra betaltjänstleverantörer).

• • Marknadsföring (t.ex. print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer, Hemnet och liknande tjänster).

• • IT-tjänster (företag som hanterar drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar samt företag som levererar programvaror med support, t.ex. Mspecs och Mhub).

• • Andra företag inom Nordic Ekonomi koncernen, för hjälp med t.ex. skogliga tjänster, rekryterings- och anställningsförfaranden, fakturering, redovisning, kommunikation och marknadsföring, IT, juridiska frågor och reklamationsärenden.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden och underbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt vårt avtal med dig). Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden och underbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

• • Försäkringsbolag, revisorer eller annan i enlighet med din instruktion.

• • Försäkringsgivare för att tillvarata rättsliga intressen.

• • Myndigheter om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag, ex. Kronofogden.

• • Myndigheter om uppgifterna behövs för statistiska ändamål.

• • Banker och inkassoföretag, ex. för klientmedel och för att tillvarata rättsliga intressen.

• • Polis eller Finanspolisen om sådant utlämnande föreskrivits i lag.

När dina personuppgifter delas med en myndighet/ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den myndighetens/det företagets dataskyddspolicy och personuppgiftshantering.